Członkowie Wspólnoty,

Z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie nowe prawo dotyczące ochrony danych osobowych i obowiązuje w tym zakresie między innymi unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (GDPR). Jako, że przetwarzamy Państwa dane osobowe, na podstawie zawartej ze Wspólnotą Mieszkaniową umowy powierzenia przetwarzania danych i ich ochrona jest dla nas bardzo istotna, przesyłamy niniejszym Państwu informacje na temat ochrony i dostępu do danych osobowych w Balt-Dom s.c.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?
Administratorem Twoich danych osobowych jest Wspólnota Mieszkaniowa nieruchomości, której jesteście Państwo współwłaścicielem. Administrator nieruchomości jest procesorem tych danych na mocy zawartej umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Balt-Dom s.c gwarantuje, że będzie przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich w sposób niezgodny z tymi celami.
Celami tymi są:
• odpowiedzi na zgłoszenia, kompleksowa obsługa zapytań.
• zawarcie, należyte wykonywanie i rozwiązanie umów oraz inne czynności niezbędne do realizacji umowy zawartej z Państwa Wspólnotą,
• realizacja komunikacji lub dostarczanie usług za pośrednictwem naszych stron internetowych .

Skąd pozyskujemy dane osobowe?
Balt-Dom s.c przetwarza dane osobowe:
• pozyskane bezpośrednio od Wspólnoty

- pozyskane bezpośrednio od Państwa – np. przekazane na i formularzach, oświadczeniach,
• pozyskane z innych źródeł zgodnie z prawem oraz na mocy umów z partnerami – np. źródła publiczne (rejestry KRS, CEIDG) oraz źródła o ograniczonym dostępie (bazy firm).

Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?
Z racji obowiązków, które nakłada na nas umowa podpisana ze Wspólnotą (jest to umowa związana z zarządzaniem i administrowaniem nieruchomością) jesteśmy obowiązani gromadzić i przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
• dane kontaktowe (numery telefonów, faksów, adresy email, adresy korespondencyjne, adresy lokalizacji

• dane osobowe (imiona i nazwiska, pesel),
• dane transakcyjne (obejmujące szczegóły złożonych przez Państwa zamówień),
• dane komunikacyjne (korespondencja oraz rozmowy telefoniczne z Państwem),
• dane finansowe (informacje o wpłatach na rachunek bankowy wspólnoty, wyniki rozliczeń kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej i zużycia mediów w lokalach, inne),

Jak długo przetwarzamy Państwa dane?
Część danych, które przechowujemy na Państwa temat musimy trzymać zgodnie z obowiązującym prawem co najmniej 5 lat. Wszystkie pozostałe dane osobowe przetwarzamy nie dłużej niż do czasu cofnięcia przez Państwa zgody na ich przetwarzanie.

Komu Państwa dane mogą zostać przekazane?
Twoje dane osobowe mogą być przekazane:
• upoważnionym pracownikom lub zleceniobiorcom (osobom współpracującym z Balt-Dom s.c na innej podstawie niż umowa o pracę)
• podmiotom świadczącym wybrane usługi na rzecz Balt-Dom s.c (usługi prawne, informatyczne, pogotowia loktorskiego – w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia tych usług).

Jak mają Państwo prawa związane z przetwarzaniem przez nas danych osobowych?
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługuje Państwu prawo do:
• żądania dostępu do Państwa danych osobowych,
• żądania sprostowania Państwa danych osobowych,
• żądania usunięcia Państwa danych osobowych,
• żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych,
• przenoszenia Państwa danych osobowych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Zmiany w komunikacji

Wprowadza się następujące zmiany w komunikacji pomiędzy członkami Wspólnoty Mieszkaniowej a Administratorem:

· Administrator wprowadza weryfikację członków wspólnoty , którzy będą chcieli uzyskać informację kanałem telefonicznym, weryfikacja będzie następowała poprzez nadany w systemie numer klienta, który każdy członek zarządzanych rzez Administratora wspólnot będzie mógł uzyskać w biurze Administratora pod adresem ul. Kowieńska 9, 81-533 Gdynia osobiście lub poprzez zdefiniowany i wpisany do systemu adres email.

· Korespondencja zawierająca dane osobowe kierowana do członków wspólnot na adres do korespondencji inny niż e-mailowy, dostarczana będzie za pośrednictwem poczty (listownie).

Zobowiązanie Balt-Dom s.c do ochrony danych.
W Balt-Dom dbamy o ochronę danych, które zostały nam przekazane. W ramach tego zobowiązania zaktualizowaliśmy nasze zasady, stworzyliśmy politykę bezpieczeństwa aby odzwierciedlić sposób, w jaki zbieramy, chronimy, przetwarzamy i przechowujemy Twoje dane osobowe.